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Die Vergabe von ÖPP-Projekten erfolgte bisher überwiegend im Rahmen eines sog. strukturierten Verhandlungsverfahrens. Vor Vergabestart ist die vorläufige Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchzuführen. Nur wenn eine potenzielle ÖPP-Vorteilhaftigkeit gegeben ist und Mittel für das Projekt im Bundeshaushalt zur Verfügung stehen, darf das ÖPP-Vergabeverfahren gestartet werden. Das strukturierte Verhandlungsverfahren besteht grundsätzlich aus vier Phasen:

  • Phase 1 – Teilnahmewettbewerb:

    Nach der öffentlichen Bekanntmachung des Projektes haben interessierte Bewerber die Möglichkeit, sich um die Teilnahme am Vergabeverfahren zu bewerben. Sie müssen hierzu in einem ersten Schritt ihre Herangehensweise an das Projekt erläutern und ihre Eignung, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit zur Umsetzung eines solchen Projektes nachweisen, z. B. durch die Vorlage von Referenzen aus vergleichbaren Projekten.

  • Phase 2 – Angebotsphase:

    Aus dem Kreis dieser Bewerber werden diejenigen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert, die anhand der vorgelegten Unterlagen für die Durchführung des Projektes am besten geeignet erscheinen. In der Regel werden bis zu vier Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die von den Bietern ausgearbeiteten Angebote werden von der Vergabestelle geprüft, gewertet und gereiht und der Wertungsvorschlag dem Bund vorgelegt.

  • Phase 3 – Verhandlungsphase:

    Die beiden Bieter mit den bestgereihten Angeboten (sog. "bevorzugte Bieter") werden zu Vertragsverhandlungen eingeladen. Ziel der Verhandlungen ist es, etwaige Unklarheiten hinsichtlich der Projekt- und Vertragsanforderungen zu klären und ein einheitliches Vertragsverständnis herzustellen. Die Bieter und der Auftraggeber können Verhandlungspunkte vorschlagen, die in diesem Rahmen erörtert werden. Regelmäßig finden zwei oder drei Verhandlungsgespräche pro Bieter statt. Am Ende der Verhandlungsphase werden die bevorzugten Bieter zur Abgabe ihres optimierten Angebotes aufgefordert (sog. endgültiges Angebot). Diese werden wiederum von der Vergabestelle geprüft, gewertet und gereiht und der Vergabevorschlag dem Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur zur Zustimmung vorgelegt.

  • Phase 4 – Vertragsabschluss:

    Mit dem Bieter, der das wirtschaftlichste Angebot eingereicht hat, wird der Vertrag geschlossen, sofern dieses ÖPP-Angebot gemäß abschließender Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (aWU) mindestens ebenso wirtschaftlich ist wie eine konventionelle Realisierung. Die aWU hat somit auch eine vergaberechtliche Bedeutung. Sie ist Entscheidungsgrundlage dafür, ob es zum Vertragsabschluss kommt oder nicht. Deshalb ist sie sorgfältig und unter Beachtung realistischer Kosten- und Risikoschätzungen zu erstellen. Der Vertrag darf nur geschlossen werden, wenn das Bundesministerium der Finanzen den Ausgaben für den ÖPP-Vertrag gemäß aWU zugestimmt hat. Voraussetzung für die Durchführung des abgeschlossenen Projektvertrages ist der "Financial Close" (=Abschluss der Finanzierungsverträge).

Zusammengefasst stellt sich das zuvor beschriebene "strukturierte Verhandlungsverfahren" wie folgt dar:

  • Vorläufige Wirtschaftlichkeitsuntersuchung
  • EU-Bekanntmachung, Informationsmemorandum
  • Teilnahmewettbewerb
  • Angebotsphase (in der Regel mit 4 Bewerbern)
  • Verhandlungsphase (nur noch mit 2 Bewerbern)
  • Endgültiges Angebot (ehemaliges Best and final Offer (BAFO))
  • Abschließende Wirtschaftlichkeitsuntersuchung
  • Vertragsabschluss mit Auftragnehmer
  • Financial Close

Bieterkostenentschädigung

Die Bieter erhalten für die Angebotsbearbeitung von den Ländern eine Bieterkostenentschädigung: Bei den Pilotprojekten lag sie bei 75.000 Euro pro vergabekonformen Angebot des Zweit- bis Viertplatzierten; nunmehr wird die Bieterkostenentschädigung in Abhängigkeit von Projektgröße und Komplexität gestaffelt. Voraussetzung ist regelmäßig die Abgabe vergabekonformer Angebote.